Uso de PDA para Distribuidores de recambios

El uso de PDA marca un antes y un después en la gestión de la logística de cualquier empresa. Pero si estamos en el sector de la Distribución de recambios, con una media muy elevada de referencias y pedidos preparados por día, usar dispositivos portátiles de lectura de código de barras es especialmente recomendable.

En este post revisamos qué supone la utilización de PDA en la gestión del almacén: los procesos de logística que pueden llevarse a cabo con un lector de código de barras, las ventajas de su uso y los cambios en el proceso de trabajo o la organización física del espacio que implica. También veremos
cómo puede vincularse la PDA y el ERP que utilizáis con el ejemplo de nuestro Software de Gestión integral para distribuidores de recambios.

Procesos de logística y ventajas en la gestión con PDA

La PDA interviene en la mayoría de los procesos de extracción y reposición de mercancía que se ejecutan en el almacén:

• Preparación de pedidos a cliente final: extracción (picking), validación y expedición
• Otras opciones de salida de mercancías: devoluciones a proveedor, traspasos entre almacenes
• Control de stock e inventarios
• Recepción de pedidos

Las ventajas principales del uso de PDA en todos estos procesos son más rapidez, más productividad y menos errores. Por razones obvias: porque mecanizando estos procesos eliminamos el margen de error de una gestión manual y facilitamos el trabajo.

Un ejemplo: los datos de ubicación de referencias en un almacén multiubicado se hacen con la PDA en un único proceso, el de la ubicación física en el almacén. No es necesario que intervenga después otra persona para introducir en el sistema de gestión los datos reales de la ubicación de una referencia.

Otro ejemplo: si trabajamos con PDA, después de hacer la extracción de la mercancía, podemos hacer una validación adicional del pedido del cliente antes de la expedición. De esta manera se previenen las temidas devoluciones que tantas pérdidas ocasionan.

Otras ventajas adicionales son:

• El aumento en la trazabilidad del producto, ya que podemos conocer en tiempo real en qué momento del proceso de preparación o recepción se encuentra una determinada referencia.
• La facilidad en la formación del personal, ya que simplificamos su gestión. El equipo que trabaja en el almacén no tiene que estar formado por personal especializado en la Distribución de recambios. Este perfil especializado se puede destinar a la atención telefónica o de mostrador para tomar nota de los pedidos y reducir así el porcentaje de devolución de pedidos.

Qué cambios implica el uso de PDA en el proceso de trabajo

El cambio fundamental es que toda la gestión (incluida la de mostrador) se basa en pedidos. Estos se catalogan en función del proceso de preparación del pedido y del tipo de entrega. Una posible clasificación podría ser la siguiente:

• Pedidos urgentes
• Pedidos por rutas
• Pedidos por agencias de transporte

En cada tipo de pedido, podemos establecer diferentes protocolos de trabajo en lo que se refiere a validación, extracción y expedición. La PDA nos informará de forma automática del estado de preparación de cada pedido en función de su clasificación. Y también nos permitirá imprimir los albaranes para el cliente.

La consecuencia más evidente del uso de PDA en el almacén es la agilidad en los flujos de trabajo:

• Como se controla a tiempo real el estado del trabajo del almacén, el personal puede cambiar fácilmente entre preparación de pedidos y ubicación de mercancía. El trabajo se puede balancear rápidamente porque disponemos de información fiable para tomar decisiones y trabajar con eficiencia.
• La información a tiempo real entre recepción y preparación de pedidos nos permite una gestión inmediata de las peticiones de nuestros clientes. Y esto es muy útil en el sector de la Distribución de recambios, en el que se manejan promedios de servir pedidos a los talleres cada vez más cortos.

Qué cambios implica el uso de PDA en la organización física del almacén

Primero debéis aseguraros de que disponéis de conexión wifi o 3G para vincular la PDA a vuestras bases de datos. No todas las PDAs están preparadas para trabajar con uno u otro sistema. En cualquier caso, tendréis que aseguraros de que el nivel de conexión es óptimo para poder disponer de información a tiempo real sobre vuestra gestión del almacén.

Segundo: todos vuestros productos y ubicaciones tienen que estar etiquetados:

• Productos: la gran mayoría ya vienen etiquetados por parte del proveedor. En el caso de que no sea así, deberéis disponer de un sistema que transforme la referencia en el código de barras correspondiente.
• Ubicaciones: todo el almacén tiene que estar etiquetado antes de empezar a trabajar con PDA. El tamaño mínimo de la etiqueta será el óptimo para su lectura. Dependerá de la longitud de las ubicaciones y no debe ser superior a 15 dígitos.

Vincular la PDA y el ERP: el caso de IsiParts

Todo lo que hemos comentado en los apartados anteriores no serviría de mucho si no está vinculado el uso de PDA con vuestro sistema de gestión. En el caso de nuestro ERP IsiParts, esta vinculación con dispositivos de lectura de códigos de barras es posible. Para ello, la PDA dispone de una interfaz específica con las siguientes opciones:

• Salidas de mercancías
• Reposición de mercancías
• Inventarios
• Gestión de ubicaciones
• Consulta stocks
• Consulta estado reposiciones y salidas
• Impresión etiquetas códigos de barras

Todos los procesos que varían el stock de los artículos pueden realizarse a través de lecturas de códigos de barras. Esto aporta mejoras a los diferentes procesos de logística:

• Inventarios y control de existencias: más fiables
• Entradas de material: más rapidez y con menos errores de ubicación, control más eficiente de diferencias entre lo facturado y lo recibido
• Preparación de pedidos: más rapidez y con menos errores
• Control de usuarios: más eficiente, ya que todas las líneas preparadas por los usuarios quedan registradas y pueden analizarse y clasificarse por tipo (inventarios, ubicaciones por entradas de compras, devoluciones de clientes, extracciones de pedidos de clientes, etc.).