Ideas para prevenir obsoletos en Distribución de recambios

Corría el año 2003 cuando a Juan Ramón Cervantes se le ocurrió la idea que puedes ver en la fotografía para promocionar nuestro Software de Gestión Global IsiParts: un recambio de cuerpo presente y ataúd incluido con el lema “No dejes tu stock muerto de risa en el almacén”. Desde entonces ha llovido lo suyo, pero la Distribución de recambios sigue con ese riesgo permanentemente sobrevolando la gestión de sus stocks: la obsolescencia.

Pedimos a Fernando López, CEO de GiPA, que nos facilitara algunos datos sobre la gestión de los obsoletos en los almacenes de los distribuidores españoles. Y aquí están:

• Casi la mitad (45%) de los Distribuidores de recambios no sabe cuántos obsoletos tienen:
  • Tienda independiente: un 42% no sabe cuántos obsoletos tiene
  • Tienda agrupada: un 48% no sabe cuántos obsoletos tiene

Las cifras que tan amablemente nos ha facilitado Fernando López:

1. Nos confirman que la obsolescencia es uno de los temas importantes de gestión del stock en el Aftermarket: si un Recambista no conoce ni siquiera cuáles son los productos obsoletos en su negocio, ¿cómo puede enfrentarse a ese riesgo de pérdidas económicas?
2. Nos han animado a contribuir con algunas ideas para que las referencias obsoletas desaparezcan de tus estanterías. A ver si te parecen útiles y las puedes aplicar:

1# Categorizar los productos por nivel de rotación

Podríamos decir parafraseando a Julio César: categoriza y vencerás. Si el nivel de rotación de una referencia está resumido en una cifra, tienes la capacidad de reaccionar rápidamente para identificar productos con riesgo de obsolescencia. Esto evitaría quebraderos de cabeza al 45% de los Distribuidores, según los datos que maneja GiPA.

La categorización de referencias por nivel de rotación es útil para muchos departamentos de tu empresa:

• Compras puede ajustar sus pedidos a proveedor
• Ventas puede priorizar estas referencias a la hora de servir pedidos a cliente
• Marketing puede diseñar campañas específicas para animar el consumo de referencias en riesgo de obsolescencia.

Lo ideal es que el Software de Gestión realice esta categorización de productos de esta manera:

• Las referencias con mucha venta deben tener una categoría alta que se va perdiendo de forma automática a medida que deja de venderse.
• El cálculo de la categoría debe ir siempre ligado al punto de venta, es decir, una referencia debe poder tener asignadas varias categorías dependiendo del almacén donde se han realizado las ventas.

2# Definir claramente una política de compras

Es absolutamente necesario establecer una política de compras que en el caso de los productos de baja rotación determine claramente cuándo es necesario disponer de stock y cuándo se va a gestionar bajo pedido. Y hay que formar al equipo para que conozca esta política de compras y que todos estén concienciados para aplicarla de forma consistente.

3# Automatizar la propuesta de pedidos a proveedor

Enlazando con lo anterior, un equipo de Compras bien formado, que aplica una política de compras bien definida para evitar la generación de obsoletos, puede beneficiarse también de software que le permita generar propuestas automáticas de pedidos a proveedor. Estas propuestas automáticas de pedidos a proveedor alivian la carga de trabajo del departamento de Compras porque automatizan la parte más tediosa del trabajo y permiten al equipo disponer de más tiempo para hacer tareas de análisis y supervisión según la política de compras definida.

4# Tener una buena organización física del stock

Una organización del stock en la que todas las referencias están perfectamente ubicadas y gestionadas con un Software de Gestión del Almacén es también esencial para evitar el riesgo de obsolescencia. Porque impide que referencias mal ubicadas no se encuentren y se transformen en referencias obsoletas. Contar con gestión de logística del almacén por PDA es un punto a tener en cuenta para llegar a esa buena organización física del stock. Y realizar inventarios de forma periódica también contribuye a la excelencia en la gestión del stock y a obstaculizar la generación de obsoletos.

5# Aplicar Cross Docking

El Cross Docking es un tipo de preparación de pedidos en el que los productos tienen un tiempo mínimo de almacenamiento y manipulación. Este tipo de preparación de pedidos evita totalmente que se generen obsoletos porque los pedidos de los proveedores se reciben en los muelles de recepción y de ahí pasan a los muelles de salida sin necesidad de colocar la mercancía en stock. Riesgo de obsolescencia en referencias gestionadas por Cross Docking=0. Interesante, ¿no?

6# Configurar los ABC de referencias por ventas

Disponer de un Software de Gestión que pueda hacer análisis ABC por ventas es muy útil porque os permitirán sacar listados de forma periódica para identificar las referencias que tienen menor movimiento. Y lo ideal es que ese análisis ABC se combine de forma automática con el reaprovisionamiento automático que hemos revisado en el apartado 3 de este mismo post.

Muchas gracias por leernos. Esperamos haberte sido útiles con este puñado de ideas para prevenir obsoletos. Dicen que cada maestrillo tiene su librillo: a nosotros nos encantaría saber cómo lo haces tú en tus almacenes de recambios. Cuéntanoslo enviando un email a isi@isicondal.es: enriqueceremos con tu experiencia este post. Hasta la semana que viene.