Cómo implantar con éxito un sistema de gestión en tu almacén de recambios

La logística de almacén es un punto estratégico que afecta a la cuenta de resultados de cualquier negocio. Esto se intensifica si nos enfrentamos al complejo panorama de la distribución de recambios, con sus cientos de miles de referencias que servir. Por eso, conviene no jugársela antes de elegir un Sistema de Gestión de Almacén y analizar de forma detallada todos los factores que intervienen y nos pueden llevar al éxito o al fracaso.

Aquí van algunas recomendaciones antes de lanzarse a la búsqueda de un Sistema de Gestión de Almacén:

1# Empezar definiendo necesidades, recursos y tiempo disponibles

Puede resultar obvio, pero antes de ponernos en modo búsqueda y captura del software hay que hacer un estudio inicial en el que se listen y definan las necesidades que queréis que sean gestionadas por el Sistema de Gestión de Almacén, de esa manera sabréis qué estáis buscando de una forma concreta y estaréis más cerca de encontrarlo.

Podéis conseguir que muchas de las necesidades logísticas más habituales se automaticen, se planifiquen correctamente y se puedan ejecutar los procesos y sus expediciones. Por ejemplo: planteaos llevar a cabo una gestión eficiente de las ubicaciones, gestionar los picos de trabajo o lanzar inventarios en plena producción. Todo ello os llevará a una operatividad global de vuestra logística.

Lo segundo que tenéis que analizar son los recursos y el tiempo que disponéis para su implantación. Para ello hay que hacer un verdadero ejercicio de realismo. Cuanto más realistas seáis más cerca estaréis de conseguir vuestro objetivo de implantar con éxito un Software de Gestión de Almacén.

2# Qué aspectos importantes debe cumplir un Sistema de Gestión de Almacén

Continuemos, porque ahora toca conocer los puntos fuertes que nos puede ofrecer un buen Sistema de Gestión de Almacén. Las alternativas que nos ofrece el mercado son numerosas: podemos encontrar desde los sistemas más simples que únicamente registran los movimientos realizados, hasta un Sistema de Gestión de Almacén avanzado que os permita gestionar de una forma eficaz la operatividad de vuestro almacén e incluso optimizar vuestra logística.

Si habéis hecho bien los deberes del punto 1, tendréis claro cuáles son vuestras necesidades. Todas ellas tienen que encontrar cabida en las siguientes características que ha de tener sí o sí un buen Programa de Gestión de Almacén que se precie de serlo:

Escalable y flexible

Tiene que estar preparado para cubrir las necesidades presentes y futuras de vuestro almacén. Ha de ser una herramienta que se adapte a la filosofía de vuestra empresa y a su vez debe de poder crecer a la misma velocidad que crece vuestro negocio. Por otro lado, debe ser flexible, que se adapte de una manera ágil, eficaz y sencilla a la tecnología más innovadora o a cualquier necesidad del sector logístico que pueda cambiar.

Conectividad

Ha de ser capaz de interactuar de forma sencilla y directa con los sistemas de soluciones tecnológicos logísticos, como pueden ser las PDA’s, el picking o la impresión de etiquetas. Este punto es muy importante ya que la tecnología avanza a pasos gigantescos y hemos de pensar que no estamos dispuestos a cambiar de sistema a corto plazo.

Capacidad de analítica y operativa logística eficiente

Para ser eficiente, un Sistema de Gestión de Almacenes debe permitir optimizar los procesos y conseguir un reparto fácil y ágil. Entrando más en detalle: ha de permitir que cada usuario acceda con sus propias credenciales y de esta manera poder trazar todas sus acciones, gestión de entradas de referencias, gestión de extracción de pedidos y gestión de expediciones. Con estas acciones, ha de proporcionar informes que os ayudarán a tomar decisiones para conseguir una gestión de almacén más fiable, rápida y eficaz.

Intuitivo

Un Sistema de Gestión de Almacén ha de ser fácil de usar y tiene que guiar a los operarios en las acciones a realizar, sin que se requiera apenas aprendizaje y sin dar lugar a errores.

3# Un equipo que pueda ponerse en vuestro lugar

No caigáis en el error de pensar que estáis instalando un software y ya está. El factor humano es crucial: tened siempre presente que la empresa que esté detrás de la implantación del Programa de Gestión de Almacén ha de saber adaptarse a vuestro modelo de negocio, entender como vosotros mismos vuestras necesidades logísticas y tener una experiencia demostrada.

Sólo desde la experiencia y el conocimiento de vuestro sector, la empresa elegida podrá implantar con éxito su Programa de Gestión de Almacén en vuestras tiendas de recambios al tiempo que os ayuda a identificar qué correcciones y puntos de mejora pueden aplicarse en vuestra logística de almacén para cada caso concreto e ir optimizando procesos, costes y operativa de forma conjunta con vosotros.